ใบกำกับภาษีอย่างย่อจากเครื่อง POS ต้องมีอะไรบ้าง

ร้านจำนวนไม่น้อยติดตั้งเครื่อง POS เสร็จ กดพิมพ์ใบเสร็จออกมาดูเรียบร้อยดี แล้วเข้าใจว่านั่นคือใบกำกับภาษีอย่างย่อแล้ว จนวันหนึ่งนักบัญชีหรือเจ้าหน้าที่สรรพากรทักว่าใบนี้ใช้ไม่ได้ หรือเครื่องนี้ยังไม่ได้ขออนุมัติ

เรื่องนี้มีสองชั้นซ้อนกันอยู่ ชั้นแรกคือข้อความบนใบต้องครบตามที่กฎหมายกำหนด ชั้นที่สองคือตัวเครื่องที่ใช้พิมพ์ต้องได้รับอนุมัติจากกรมสรรพากรก่อน ร้านส่วนใหญ่รู้แค่ชั้นแรก บทความนี้สรุปทั้งสองชั้นจากตัวบทประมวลรัษฎากรและประกาศของกรมสรรพากรโดยตรง (ลิงก์อยู่ท้ายบทความ) บวกกับสิ่งที่เราเจอตอนไปตั้งค่าเครื่องให้ร้าน

ออกตัวก่อนว่าเราเป็นคนติดตั้งเครื่อง ไม่ใช่นักบัญชี ข้อมูลในนี้เป็นการสรุปจากเอกสารทางการ ณ วันที่เขียน ถ้าเคสของร้านคุณมีรายละเอียดเฉพาะ ถามสรรพากรพื้นที่หรือนักบัญชีของร้านอีกทีจะชัวร์กว่า

ใบเสร็จ กับ ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ไม่ใช่สิ่งเดียวกัน

ใบเสร็จรับเงินคือหลักฐานว่ารับเงินแล้ว ร้านไหนก็ออกได้ ส่วนใบกำกับภาษีเป็นเอกสารในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม กฎหมายให้เฉพาะ "ผู้ประกอบการจดทะเบียน" คือร้านที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วเท่านั้นเป็นคนออก และต้องออกทุกครั้งที่ขายสินค้าหรือให้บริการ ทันทีที่ความรับผิดในการเสียภาษีเกิดขึ้น [1]

ร้านที่ยังไม่ได้จด VAT จึงพิมพ์ได้แค่ใบเสร็จรับเงิน อย่าตั้งค่าโปรแกรมให้พิมพ์คำว่า "ใบกำกับภาษี" ออกมาเด็ดขาด

แล้วเมื่อไหร่ต้องจด VAT กฎหมายกำหนดฐานภาษีของกิจการขนาดย่อมไว้ที่ 1,800,000 บาทต่อปี (ตัวเลขนี้ใช้มาตั้งแต่ 1 เมษายน 2548) เมื่อรายรับเกินจำนวนนี้ ต้องยื่นคำขอจดทะเบียนภายใน 30 วันนับจากวันที่เกิน [2][3] ร้านที่ยอดขายกำลังโตควรดูตัวเลขนี้ไว้ เพราะพอจดแล้ว เครื่องและโปรแกรมที่ใช้อยู่ต้องพร้อมออกใบกำกับภาษีให้ได้ทันที

ใครออกแบบ "อย่างย่อ" ได้ ใครต้องออกเต็มรูป

ใบกำกับภาษีมีสองแบบ แบบเต็มรูปตามมาตรา 86/4 ต้องมีชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ และแยกจำนวนภาษีออกจากมูลค่าสินค้าให้เห็นชัด ส่วนแบบอย่างย่อตามมาตรา 86/6 ตัดรายการเหล่านี้ออก เพื่อให้ร้านที่ขายให้คนทั่วไปจำนวนมากออกใบได้เร็ว [1]

กฎหมายให้สิทธิออกใบกำกับภาษีอย่างย่อกับผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ขายสินค้าในลักษณะขายปลีก หรือให้บริการรายย่อยแก่บุคคลจำนวนมาก [1] ร้านค้าปลีก ร้านอาหาร คาเฟ่ ร้านซ่อม อยู่ในกลุ่มนี้ กรมสรรพากรเคยตอบข้อหารือว่าร้านขายมือถือพร้อมบริการซ่อมให้ลูกค้าทั่วไปถือเป็นค้าปลีกและออกอย่างย่อได้ [4] แต่ถ้าธุรกิจเดียวกันขายส่งด้วย ส่วนที่ขายส่งต้องออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปเท่านั้น [5]

บนใบกำกับภาษีอย่างย่อต้องมีอะไรบ้าง

มาตรา 86/6 กำหนดรายการขั้นต่ำไว้ 7 ข้อ [1]

คำว่า "ใบกำกับภาษี" ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด
ชื่อหรือชื่อย่อ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของร้าน
หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี)
ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ
ราคาสินค้าหรือค่าบริการ โดยต้องมีข้อความระบุชัดเจนว่าได้รวมภาษีมูลค่าเพิ่มไว้แล้ว
วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี
ข้อความอื่นที่อธิบดีกำหนด

ข้อ 7 นี่แหละที่คนมองข้าม เพราะมันไปโผล่ในประกาศอธิบดีกรมสรรพากรอีกหลายฉบับ สำหรับร้านค้าปลีกมีสองเรื่องที่ต้องใส่เพิ่มแน่ ๆ คือ ต้องเติมคำว่า "อย่างย่อ" ต่อท้ายคำว่าใบกำกับภาษี [6] และถ้าออกจากเครื่องบันทึกการเก็บเงิน ต้องพิมพ์เลขรหัสประจำเครื่องที่กรมสรรพากรกำหนดให้ลงบนใบด้วย ส่วนคำว่า "ใบกำกับภาษีอย่างย่อ" ถ้าเครื่องพิมพ์ตัวอักษรไทยได้จำกัด ใช้คำว่า TAX INV (ABB) หรือ TAX INVOICE (ABB) แทนได้ [7]

เทียบกับใบเสร็จที่เครื่อง POS ทั่วไปพิมพ์ออกมาตอนเพิ่งติดตั้ง สิ่งที่หายไปบ่อยที่สุดคือข้อ 2 (เลขประจำตัวผู้เสียภาษี) ข้อ 5 (ข้อความว่ารวมภาษีแล้ว) และเลขรหัสประจำเครื่อง เพราะโปรแกรมส่วนใหญ่ไม่ได้ใส่มาให้เป็นค่าเริ่มต้น ต้องไปตั้งเอง

ใช้เครื่อง POS ออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ ต้องขออนุมัติก่อน

มาตรา 86/6 วรรคท้ายบอกไว้ชัดว่าร้านค้าปลีกที่จะใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงิน ต้องยื่นคำขออนุมัติต่ออธิบดีกรมสรรพากร และใช้เครื่องตามระเบียบที่อธิบดีกำหนด [1] ในสายตาของกฎหมาย เครื่อง POS ที่พิมพ์ใบกำกับภาษีก็คือเครื่องบันทึกการเก็บเงินนั่นเอง

รายละเอียดอยู่ในประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 46) และฉบับแก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 173) [7][8] สรุปข้อที่ร้านต้องรู้

ยื่นคำขอก่อนใช้ ใช้แบบ ภ.พ.06 ยื่นต่ออธิบดีผ่านสำนักงานสรรพากรพื้นที่ที่สถานประกอบการตั้งอยู่ มีหลายสาขาก็ยื่นแยกตามสาขา หรือยื่นออนไลน์ผ่านเว็บกรมสรรพากรพร้อมแนบเอกสารก็ได้ และห้ามใช้เครื่องจนกว่าจะได้รับอนุมัติ

ถ้าเครื่องเดียวกันจะออกใบกำกับภาษีเต็มรูปด้วย ต้องระบุคุณสมบัติของเครื่องและโปรแกรม รวมทั้งวิธีการทำงานโดยละเอียดในคำขอ และจนกว่าจะได้รับอนุมัติในส่วนนี้ ห้ามใช้เครื่องบันทึกรายการใด ๆ ลงในใบกำกับภาษีเต็มรูป

เลขที่ใบต้องเรียงต่อเนื่อง และเครื่องบางประเภทต้องบันทึกเวลาที่ออกใบด้วย

เครื่องเสียหรือไฟดับ ออกใบกำกับภาษีด้วยมือได้ แต่ต้องประทับตราคำว่า "เครื่องขัดข้อง" บนใบนั้น นอกเหนือจากกรณีนี้ ร้านที่ใช้ระบบ POS ห้ามออกใบด้วยมือ

ขาย ทำลาย ย้ายเครื่องออกจากร้าน หรือเลิกใช้ตามที่ขอไว้ ต้องแจ้งสรรพากรพื้นที่ล่วงหน้าภายใน 7 วันก่อนดำเนินการ ด้วยแบบ ภ.พ.06.1 ยกเว้นย้ายออกไปซ่อม ถ้าเป็นเหตุสุดวิสัยให้แจ้งภายใน 7 วันหลังเกิดเหตุ

ม้วนกระดาษรายงานประจำวัน ต้องเก็บไว้ที่สถานประกอบการ 5 ปี โดยหลังจาก 2 ปีแรกจะย้ายไปเก็บในสื่ออื่นก็ได้

อ่านแล้วอาจรู้สึกว่าเยอะ แต่ในทางปฏิบัติ ส่วนที่ยากที่สุดคือข้อแรก เพราะร้านส่วนใหญ่ไม่รู้ว่าต้องยื่น ที่เหลือเป็นเรื่องตั้งค่าโปรแกรมให้ถูกตั้งแต่วันแรก

ลูกค้าขอใบกำกับภาษีเต็มรูป ทำยังไง

ลูกค้าที่เป็นบริษัทมักขอใบกำกับภาษีเต็มรูปเพื่อเอาไปใช้ภาษีซื้อ ใบเต็มรูปต้องมีชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ และแสดงจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มแยกจากมูลค่าสินค้าให้ชัด [1] การออกใบเต็มรูปโดยไม่ใส่ชื่อที่อยู่ผู้ซื้อ มีโทษปรับได้ถึง 2,000 บาท [5]

คำถามคือจะออกจากเครื่องไหน ถ้าจะให้เครื่อง POS หน้าร้านออกเต็มรูปได้ด้วย ต้องแจ้งไว้ในคำขอ ภ.พ.06 ตามที่เล่าไปข้างบน ร้านหลายแห่งเลือกวิธีง่ายกว่า คือให้ POS ออกอย่างย่อเท่านั้น แล้วออกเต็มรูปจากโปรแกรมบัญชีหรือระบบหลังบ้าน โดยอ้างอิงเลขที่ใบอย่างย่อเดิม วิธีไหนก็ได้ แต่ต้องตัดสินใจก่อนยื่นคำขอ ไม่ใช่หลังจากลูกค้ามาขอ

ส่วนร้านที่อยากส่งใบกำกับภาษีเป็นไฟล์แทนกระดาษ กรมสรรพากรมีระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt รองรับอยู่ [9] เป็นอีกเรื่องที่ควรคุยกับนักบัญชีตั้งแต่ตอนวางระบบ เพราะมีผลกับการเลือกโปรแกรม

จากหน้างาน สิ่งที่ร้านพลาดบ่อย

ตั้งค่าโปรแกรมเสร็จแล้วไม่เคยเอาใบจริงมาไล่ดูทีละบรรทัด ใบตัวอย่างที่โปรแกรมพิมพ์มาให้ดูสวยตอนเดโม มักไม่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ไม่มีคำว่าอย่างย่อ และไม่มีข้อความว่าราคารวมภาษีแล้ว เพราะเป็นค่าที่ร้านต้องกรอกเอง ก่อนเปิดขายจริง พิมพ์ใบออกมาแล้วเทียบกับรายการ 7 ข้อข้างบนทีละข้อ

ไม่รู้ว่ามี ภ.พ.06 ร้านที่ย้ายจากเครื่องคิดเงินเก่ามาใช้ POS ใหม่ มักคิดว่าใบอนุมัติเดิมใช้ต่อได้ จริง ๆ การเปลี่ยนเครื่องต้องแจ้ง และเครื่องใหม่ต้องได้รับอนุมัติก่อนเริ่มใช้ ตอนที่ติดต่อคนขายเครื่องหรือคนติดตั้ง ให้ถามเรื่องนี้ตั้งแต่ยังไม่ได้วางเครื่อง

เลขที่ใบเสร็จรีเซ็ตทุกวัน หรือหลายเครื่องใช้เลขชนกัน โปรแกรมบางตัวตั้งค่าเริ่มต้นให้เลขที่เริ่มที่ 1 ใหม่ทุกวัน ซึ่งไม่ใช่ "เรียงลำดับต่อเนื่อง" ตามที่ประกาศกำหนด ถ้ามีหลายจุดขาย ให้แต่ละเครื่องมีชุดเลขที่และรหัสเครื่องของตัวเอง

กระดาษ 58 มม. กับข้อความที่กฎหมายบังคับ ใส่ครบได้ แต่เบียดจนตัวเล็กอ่านยาก ร้านที่จด VAT เราแนะนำเครื่องพิมพ์ 80 มม. ตั้งแต่แรก

คิดว่าเป็นหน้าที่คนขายเครื่อง คนติดตั้งช่วยตั้งค่าให้ได้ แต่คนที่ต้องยื่น ภ.พ.06 และรับผิดชอบความถูกต้องของใบคือเจ้าของร้าน ทางที่ดีให้นักบัญชีของร้านดูใบตัวอย่างก่อนเปิดใช้จริง

เช็กลิสต์ก่อนเปิดใช้เครื่อง POS ออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ

ร้านจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว และกิจการเข้าข่ายค้าปลีกหรือบริการรายย่อย
ยื่น ภ.พ.06 แล้ว และได้รับอนุมัติก่อนเริ่มใช้เครื่อง (ถ้าจะออกเต็มรูปจากเครื่องเดียวกัน ระบุไว้ในคำขอด้วย)
ใบที่พิมพ์ออกมามีครบทั้ง 7 รายการตามมาตรา 86/6 มีคำว่า "อย่างย่อ" และมีเลขรหัสประจำเครื่อง
เลขที่ใบเรียงต่อเนื่อง ไม่รีเซ็ตรายวัน และไม่ซ้ำกันระหว่างเครื่อง
ตกลงแล้วว่าใบกำกับภาษีเต็มรูปจะออกจากที่ไหน
มีตรายาง "เครื่องขัดข้อง" และแบบฟอร์มสำรองไว้ใช้ตอนเครื่องเสียหรือไฟดับ
รู้ว่าจะเก็บรายงานประจำวันไว้ที่ไหนให้ครบ 5 ปี
ถ้าจะเปลี่ยนเครื่อง ย้ายเครื่อง หรือเลิกใช้ รู้แล้วว่าต้องแจ้งด้วย ภ.พ.06.1 ล่วงหน้า 7 วัน

ถ้าอ่านมาถึงตรงนี้แล้วพบว่าร้านของคุณตกข้อไหนไป ยังแก้ทัน ส่วนใหญ่จบที่การตั้งค่าโปรแกรมใหม่และยื่นเอกสารหนึ่งชุด ถ้าอยากให้ช่วยเช็กใบตัวอย่างจากเครื่องที่ใช้อยู่ ส่งรูปใบมาให้เราดูได้

แหล่งอ้างอิง

ข้อมูลกฎหมายในบทความนี้สรุป ณ เดือนพฤศจิกายน 2569 ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายหรือบัญชี โปรดตรวจสอบกับสำนักงานสรรพากรพื้นที่หรือผู้ทำบัญชีของท่านก่อนนำไปใช้

ใบเสร็จจากเครื่อง POS ใช้เป็นใบกำกับภาษีอย่างย่อได้ไหม ต้องมีอะไรบ้าง และต้องขอสรรพากรก่อนหรือเปล่า